logo

Systemhaus für digitale und analoge Informationsverarbeitung


MikroByte Vom Papier zum digitalen Dokument

Mikrobyte Digitalisierung

Wir digitalisieren Ihre Papierdokumente - ob Altarchiv oder Ihren Aktuellen Bestand  - und wandeln diese in digitale Ordner.

  • Schriftgut
  • Pläne
  • und Zeichnungen bis > DIN A0 / Überformate

 

Vom Papier zum digitalen Dokument

Die Abholung Ihrer Dokumente ist bereits ein wichtiger Teil des Ganzen. Somit ist eine lückenlose Dokumentation für uns selbstverständlich.

Mikrobyte übernimmt einen Full Service:

  • Abholung durch Mikrobyte Kurier täglich, wöchentlich oder nach Vereinbarung -
  • Bereitstellung von Erfassungslösungen der zu digitalisierten Dokumente
  • Bereitstellung von Transportmittel auf Wunsch verschließbar
  • Aktenentnahme aus den Regalen inkl. Protokolle
  • Auf Wunsch Rücklieferung der Orgamittel (Ordner, Hefter. etc.)
  • Transportversicherung
  • Rückgriffe auf Ihren Aktenbestand während der Verarbeitung in unserem Hause

 

Aufbereitung der Dokumente

Auch hier ist größte Sorgfalt durch gut ausgebildete Mikrobyte Mitarbeiter gewährleistet.

  • Entnahme aus den Ordnern
  • Heftungen entfernen
  • Dokumente ggfs. glätten oder kleben
  • Postmarker von Textstellen entfernen und textneutral aufbringen
  • Protokollierung der aufbereiteten Belege
  • Zusortierung von Patch-Codes für die Prozessoptimierung
  • Evtl. Aufbringen von Barcodes für eine effektivere Dokumentenerfassung
  • Bereitstellung der aufbereiteten Dokumente in spezielle Verarbeitungskisten

 

Digitalisierung der Dokumente

Mikrobyte digitale ArchiveDie Dokumente werden mittels Hochleistungsscanner (renomierter Hersteller wie z.B. KODAK, AGFA, CANON) in 200dpi /400 dpi digitalisiert.

Die Digitalisierung erfolgt auf Wunsch in Schwarz-Weiß, Graustufen oder Farbe (24 bit, RGB).

Als Ausgabeformate bieten sich TIFF, PDF/A oder JPEG an.

Eine automatische Erkennung von Leerseiten sowie eine Auftragsdefinition (Job-Setting) gemäß Kundenanforderungen sind selbstverständlich.

 

Erfassung Ihrer Dokumente

Nach der Digitalisierung werden die Images zur Datenerfassung überstellt. Mittels einer Indexierungssoftware werden die relevanten Informationen nach vorheriger Absprache mit dem Auftraggeber von den Dokumenten erfasst. Diese Erfassung kann dabei an Stammdatenbanken und Logikprüfungen angebunden werden. Unplausibilitäten werden hierbei überwacht. Die Prüfung erfolgt nach definierten Vorgaben - wie z.B. korrekter Datumseingaben und Lieferantenangaben.

Wenn möglich werden die Dokumente mittels OCR - Schrifterkennung oder Barcode Lösungen indexiert.

 

Qualitätssicherung / Prüfung der Scannfiles

Alle Vorgänge werden durch Mikrobyte protokolliert wie:

  • Verarbeitungsdatum
  • Bearbeiter Name
  • Art der Dokumente

Eine umfangreiche Qualitätskontrolle ist für uns selbstverständlich! Sowohl die Qualität der Images als auch erfasste Indizes werden visuell und durch Plausibilitätsprüfungen kontrolliert.

Bei der Digitalisierung wird automatisch eine Dokument-ID vergeben, die das Image eindeutig kennzeichnet. Die Dokumente werden nach dieser ID sortiert abgelegt und in dieser Sortierung in das Dokumentenarchiv verbracht. Somit kann jederzeit ein schneller Zugriff vom Image ausgehend auf das Original Dokument erfolgen.

 

Effiziente Informationsübergabe

Mikrobyte Digitalisierung

Auf CD-ROM, Wechseldatenträger oder DVD zur weiteren Verwendung für den Datentransfer.

Inhalt der übermittelten Daten sind alle erfassten Informationen sowie die Images der digitalisierten Dokumente.

Die Datenübertragung findet in einem vom Auftraggeber vorgegebenen Format zur Übergabe in seine Datenbank statt (Dokumentenmanagement-System).

Alternativ: Datenübertragung per VPN (Virtuel Private Network)

 

Lagerung der Dokumente

Mikrobyte Digitalisierung

Der Mikrobyte stehen ausreichend gesicherte Lagerräume zur Verfügung. Somit ist eine Einlagerung der digitalisierten Dokumente über einen längeren Zeitraum möglich.

  • Videoüberwacht
  • Alarmanlage
  • Wachdienst
  • Nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich

 

Aktenvernichtung

Mikrobyte Digitalisierung

Mit der Auslieferung der Daten erhält der Auftraggeber eine Vernichtungserklärung. In dieser Erklärung sind die verarbeiteten Dokumente mit Ausgabeverzeichnis vermerkt. Der Kunde kann nun anhand dieser Vernichtungserklärung die Vollständigkeit und Qualität überprüfen. Nach ausreichender Prüfung wird diese Vernichtungsfreigabe vom Auftraggeber unterzeichnet an Mikrobyte zurückgeschickt.

Erst nach Freigabe werden die Dokumente nach §5 BDSG Sicherheitsstufe 3 durch Mikrobyte vernichtet. Nach erfolgter Vernichtung erhält der Auftraggeber eine s. g. Vernichtungserklärung. In dieser Erklärung sind die vernichteten Dokumente genau spezifiziert.

 

Rücktransport / Akteneinlagerung

Wenn die Dokumente in physischer Form aufbewahrt werden sollen, liefern wir diese gerne in sortierter Ablage zurück. Alternativ bieten wir unseren Kunden in unseren gesicherten Lagerräumen eine aushäusige Lagerung von Dokumenten und Datenträgern an.

 

 

Fragen zur Digitalisierung Ihrer Dokumente?
 

MIKRO BYTE GmbH

Ohepark 1
21224 Rosengarten
Tel.: 04108-41 39 1-0
Fax.: 04108-41 39 1-22

 

Email schreiben
Ihre Ansprechpartner

Kunden-LogIn

Unsere Öffnungszeiten

Mo. bis Fr.:  7.15 - 17.15 Uhr

Digitalisierung mit Qualität

 

Mikrobyte Digitalisierung von Schriftgut

Wir sind Mitglied im
Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung e.V. 

Fachverband für Multimediale Inhalte

DIN EN ISO 9001:2015
Zertifizierungs-Nr.: 4016021055

Mikrobyte DIN EN ISO 9001:2015