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Systemhaus für digitale und analoge Informationsverarbeitung

MikroByte Online - Archivierung

Mikrobyte online-Archive
 

Revisionssichere Archivierung

Elektronische Dokumente obligen den selben Gesetzmäßigkeiten wie Papierdokumente. So müssen zum Beispiel elektronische Rechnungen ebenso mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden wie papierhafte. Die gesetzlichen Anforderungen bei der Archivierung von elektronischen Dokumenten und Papierdokumenten sind klar definiert. Durch diesen Umstand ergeben sich neue Anforderungen an die EDV-Abteilungen von Unternehmen.
 

Die Lösung: Online-Archivierung

Mikrobyte online-ArchiveDie MIKRO BYTE GmbH stellt ihren Kunden ein revisionssicheres und GDPdU-konformes Online Archiv zur Verfügung. Das Archiv basiert auf der modernen Server-Technologie und wird in einem hochsicheren Rechenzentrum betrieben. Als Standard-Lösung bringt das DMS-System alle Voraussetzungen mit, um diesen Service zu realisieren.
 

ASP Application Service Providing

Die innovative Lösung zeichnet sich durch geringe laufende Kosten aus. Zudem sind Investitionen in eigene Hard- und Software nicht notwendig. Die Abrechnung dieses Service erfolgt über eine geringe monatliche Gebühr.
 

Scandienstleistungen

Mikrobyte digitalisiert im Auftrag ihrer Kunden den Posteingang und Altarchive. Dies ist für Unternehmen oftmals deutlich wirtschaftlicher als selber zu digitalisieren. Über das Online-Archiv der Mikrobyte stellt Mikrobyte ihren Kunden einen Zugriff der digitalisierten Belege via Web zur Verfügung.
 

Weitere Quellen von Dokumenten

Über Schnittstellen können Kunden selbstverständlich auch direkt ihre Dokumente in das Online-Archiv übertragen.
 

Datenübertragung via Webservice

Die Dokumente werden in der Regel über einen Webservice in das Archiv übertragen. Eine Schnittstellenbeschreibung hierfür steht zur Verfügung. Die zu archivierenden Dokumente werden dem Archivserver über den Webservice gemeldet. Die Anfrage wird der Quelle bestätigt und die Dokumente als gepackter und verschlüsselter Datensatz übertragen. Der Datensatz wird entpackt und eine XML-Datei für den Archivierungsvorgang erstellt. Die erfolgreiche Archivierung wird der Quelle gemeldet. Weitere Attachments werden ggf. dem Dokument zugeordnet.
 

Datenschutz

Der Zugang zu dem Archiv erfolgt mittels Web-Browser. Durch https werden alle Daten verschlüsselt übertragen. Die Benutzer melden sich mit Benutzernamen und Passwort im Portal an.

Rechenzentrum

Die Lösung wird in einem hochsicheren Rechenzentrum betrieben. Die Servertechnologie und Sicherungsmethoden entsprechen den höchsten Ansprüchen. Die gesamte Serverarchitektur ist gegen Ausfall und Datenverlust mehrfach gesichert.
 

Aktives Online Archiv

Bei dem Grundmodul des Online-Archivs kann nur nach Dokumenten gesucht werden, die über eine zentrale Schnittstelle archiviert worden sind. Mit einem geringen Aufpreis können einzelne Benutzer für viele Funktionen freigeschaltet werden, die den Mehrwert des Systems weiter erhöhen, zum Beispiel:

  • Teilnahme an Workflows
  • Wiedervorlagetermine anlegen
  • Hochladen von Dokumenten
  • Indizieren (z.B. Kontierung)
  • Haftnotizen aufbringen.
  • Zusätzlich erhältliche Module

Workflow

Mit dem Workflow-Modul erweitern Sie das Online-Archiv um die Möglichkeit, Ihre Eingangs- oder Ausgangsdkumente in elektronischer Form abzubilden. Um an den Workflows teilzunehmen, ist ein aktiver Benutzerzugang notwendig. Die im Archiv eingehenden Dokumente werden automatisch einem elektronischen Prozess zugeführt. Die Benutzer des Archivs bekommen die Dokumente in ihren Aufgaben aufgelistet und können dort Stempel, Haftnotizen oder  Kontierungsinformationen aufbringen, um sie anschließend dem nächsten Prozessschritt per Knopfdruck zuzuführen.
 

Vorteile des Online Archivs

Schneller Zugriff

Durch den Einsatz von elektronischen Archiven spart man Zeit. Durch die Suchmöglichkeiten nach allen Indexwerten, wie zum Beispiel Datum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Kreditorennamen usw. ist das gesuchte Dokument sehr schnell und mit wenigen Mausklicks gefunden.

Dezentraler Zugriff

Über das Internet stehen die Dokumente jedem berechtigten Mitarbeiter überall zur Verfügung. Ein Internet-Zugang und ein marktgängiger Internet-Browser genügen.
 

Revisionssicher

Das Online-Archiv ist revisionssicher. Es müssen keine eigenen Anstrengungen und Investitionen mehr erbracht werden, um ein Archiv zu realisieren.

Hohe Auskunftsfähigkeit

Zufriedene Kunden und Geschäftspartner sind wichtig. Mit dem Online-Archiv können Sie Rückfragen zu eingehenden und ausgehenden Dokumenten schnell und effizient beantworten.

Fragen zur Digitalisierung Ihrer Dokumente?
 

MIKRO BYTE GmbH

Ohepark 1
21224 Rosengarten
Tel.: 04108-41 39 1-0
Fax.: 04108-41 39 1-22

 

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